O gerenciamento do ciclo de vida das informações do Escritório Ribeiro Lourenço é vital para o bom desenvolvimento das relações com nossos clientes. Da criação até o descarte, todas as etapas do ciclo de vida das informações exigem planejamento e processos para garantir organização e evitar as lides.

A nossa principal ferramenta no gerenciamento de todo ciclo de vida dos Dados Pessoais digitais e físicos é o cronograma de retenção de dados. Neste caso, a política de retenção de dados determina através do cronograma por quanto tempo devemos manter os documentos de acordo com a base legal determinada pela LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados – 13.709/18), aplicáveis à sua organização.

Esta Política aplica-se a todos profissionais ou prestadores de serviços do Escritório que possam recolher, processar ou ter acesso a dados pessoais.

É responsabilidade de todos acima familiarizarem-se com esta Política e garantir o cumprimento adequado. Esta política aplica-se a todas as informações usadas na empresa. Exemplos de documentos incluídos:

  • • Documentos digitais;
  • • Documentos impressos;
  • • Endereços Eletrônicos;
  • • Vídeo e áudio.

Nossa Política e processos de retenção de dados cumprem integralmente os artigos 15 e 16 da Lei nº 13.709/18.

Na prática, isso significa que não manteremos os dados pessoais por mais tempo do que o necessário para requisitos operacionais. Por quanto tempo mantemos seus dados dependerá da finalização do serviço prestado ou após a finalização da demanda judicial contratada.

Analisaremos regularmente aqueles que não têm mais nenhuma atividade após 30 dias do término do tratamento dos dados pessoais, ou seja, quando houver a finalização do serviço contratado e, quando não houver motivos para interesses legítimos, excluiremos todos os dados pessoais dos titulares.

Regras de Retenção

No caso de qualquer categoria de documentos não especificamente definidos em outra parte desta Política (e em particular, no Calendário de Retenção de Dados) e a menos que exigido de outra forma pela lei aplicável, o período de retenção exigido para esse documento será relativo ao curso do serviço contratado.

Conforme prevê o artigo 16 da Lei Geral de Proteção de Dados:

Art. 16. Os dados pessoais serão eliminados após o término de seu tratamento, no âmbito e nos limites técnicos das atividades, autorizada a conservação para as seguintes finalidades:

  • I - cumprimento de obrigação legal ou regulatória pelo controlador;
  • II - estudo por órgão de pesquisa, garantida, sempre que possível, a anonimização dos dados pessoais;
  • III - transferência a terceiro, desde que respeitados os requisitos de tratamento de dados dispostos nesta Lei; ou
  • IV - uso exclusivo do controlador, vedado seu acesso por terceiro, e desde que anonimizados os dados.

Destruição de Dados

O Escritório Ribeiro Lourenço, assume o compromisso de regularmente rever todos os dados, sejam eles mantidos eletronicamente ou em papel, para decidir eliminar ou excluir quaisquer dados, uma vez que a finalidade para a qual esses documentos foram criados já não é mais relevante.

A responsabilidade geral pela destruição de dados é do Encarregado de Proteção de Dados.

Uma vez tomada a decisão de eliminar de acordo com o Calendário de Retenção, os dados devem ser excluídos, triturados ou destruídos tendo em atenção se é papel ou em formato eletrônico dependendo da sua forma e tendo em conta sempre o grau equivalente ao seu valor para os outros e o seu nível de confidencialidade. O método de destruição varia e depende da natureza do documento. O Encarregado, deve documentar e aprovar totalmente o processo de destruição.

Destruição de Documentos

Calendarização da Rotina de Destruição

Os dados pessoais dos titulares de toda natureza podem ser regularmente destruídos a partir de 30 dias do término do serviço contratado, a menos que sujeitos a uma investigação legal ou regulatória em andamento, são os seguintes:

  • • Documentação pessoal, profissional e bancária do titular dos dados;
  • • Transmissão de documentos, tais como cartas, mensagens de correio eletrônico ou postal;
  • • Mensagens eletrônicas (E-mail, WhatsApp e demais ferramentas eletrônicas);
  • • Extratos de bancos de dados e arquivos diários;
  • • Publicações internas;
  • • Entre outros.

Em todos os casos, a eliminação encontra-se sempre sujeita a quaisquer requisitos que possam existir no contexto de um litígio.

Como entrar em contato com o Escritório Ribeiro Lourenço

Se você tiver alguma dúvida sobre como suas informações são tratadas e descartadas, ou para nos informar suas preferências, envie um e-mail para [email protected], acesse nosso site www.ribeirolourenco.adv.br ou entre em contato com nosso Encarregado Leonardo Ribeiro através do telefone (47) 3042-1465.